Dit privacybeleid verschaft informatie over de gegevens die we verwerken en bewaren van onze klanten, leveranciers en bezoekers van onze website. Wij vinden het belangrijk ervoor te zorgen dat onze dienstverlening transparant, persoonlijk en betrouwbaar is. Pro Systems gaat daarbij zorgvuldig om met uw gegevens en zorgt ervoor dat elke verwerking van uw gegevens voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving.
Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Pro Systems raadt u aan dit privacybeleid periodiek te raadplegen, zodat u altijd van de laatste wijzigingen op de hoogte bent. Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 16 mei 2018.
Wanneer is dit privacybeleid van toepassing?
Dit privacybeleid is van toepassing op alle gegevens die Pro Systems verzamelt en verwerkt van klanten, leveranciers en bezoekers van onze website.
Op de website van Pro Systems treft u een aantal links aan naar andere websites zoals naar social media. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, zijn wij niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens via deze websites. Dit privacybeleid is niet van toepassing op het gebruik van dergelijke websites.
Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Pro Systems International B.V., gevestigd aan Netwerk 31-33, 1446 XB te Purmerend, is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Voor privacy-gerelateerde vragen kunt u telefonisch (0299-666 900) of per e-mail contact met ons opnemen.
Inhoudsopgave Privacy- en cookiebeleid
1 Uitleg opbouw van dit Privacybeleid
In dit Privacy- en cookiebeleid beschrijven we welke persoonlijke gegevens Pro Systems verwerkt om een specifieke dienst te leveren en wat dat precies betekent.
2 Welke gegevens verwerken wij voor welk doel en hoe komen we eraan?
Klantgegevens:
Als leverancier van onze klanten is het noodzakelijk om onze klantgegevens te registreren. Dit helpt ons om onze overeenkomsten te kunnen uitvoeren. Deze gegevens omvatten: Bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, postadres, afleveradres, e-mailadres & telefoonnummer. Deze gegevens ontvangen we schriftelijk, per e-mail of telefonisch van onze klant. Op de website staat eveneens een contactformulier; gegevens die via dat formulier worden opgestuurd naar Pro Systems worden niet langer dan noodzakelijk bewaard voor het doel waarvoor het is opgestuurd.
Leveranciersgegevens:
Als klant van onze leveranciers is het noodzakelijk om onze leveranciersgegevens te registreren. Dit helpt ons om onze overeenkomsten te kunnen uitvoeren. Deze gegevens omvatten: Bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, correspondentie-adres, e-mailadres & telefoonnummer. Deze gegevens ontvangen we schriftelijk, per e-mail, telefonisch of we achterhalen deze zelf via de website van onze leverancier.
Gegevens bezoekers website:
Om een beeld te krijgen van de bezoekers (aantallen, land van herkomst) van onze website, leggen we alleen gegevens vast met betrekking tot de aanwezigheid en het klikgedrag van onze bezoekers. Hiervoor gebruiken we tooling zoals Google AdWords & Analytics. Er worden geen verdere analyses uitgevoerd op basis van IP-adressen of andere gegevens. Wij bewaren gegevens voor dit doel tenminste 1 jaar na het laatste gebruik van de website. Onder punt 5 wordt dit onderwerp verder uitgewerkt.
3 Welke gegevens verwerken we voor vragen & klachten?
Wanneer u bij Pro Systems een vraag stelt of een klacht indient of wanneer u telefonisch, per e-mail, via sociale media of per post contact met ons opneemt, kunnen wij uw contactgegevens (zoals bedrijfsnaam, naam, adres, woonplaats, geslacht, telefoonnummer en/of e-mailadres) vragen voor het afhandelen van uw vraag of klacht en om u eventueel ook later te benaderen met aanvullende informatie. We gebruiken deze persoonsgegevens alleen voor dit doel en uw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor degenen binnen Pro Systems die zich bezighouden met de afhandeling van uw vraag of klacht.
Wij bewaren vragen, klachten en uw contactgegevens niet langer dan 2 jaar , tenzij de aard van de vraag of klacht ons noodzaakt om deze langer te bewaren.
4 Camerabeveiliging
Wij beveiligen ter bescherming van onze werknemers, klanten, leveranciers en eigendommen onze vestiging met camera’s. Deze camera’s zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en bij betreding van onze vestiging wordt men op de aanwezigheid van cameratoezicht geattendeerd.
Wij bewaren videobeelden die wij registreren met onze beveiligingscamera’s niet langer dan 14 dagen, tenzij er goede redenen zijn om de beelden langer te bewaren (bijvoorbeeld wanneer deze van belang zijn voor een politieonderzoek). Daarna overschrijven wij deze beelden.
5 Websites van Pro Systems
Pro Systems biedt een aantal webpagina’s aan, waaronder de met SSL beveiligde website https://www.prosystems.nl.
Wanneer u de website van Pro Systems bezoekt, verwerken wij een aantal gegevens (IP-adres, paginabezoek) om de functionaliteiten van de online informatie te kunnen bieden en deze technisch te beheren. Derhalve maken we geen gebruik van cookies om het surfgedrag van onze bezoekers uitgebreid te analyseren, maar is er alleen sprake van noodzakelijke functionele cookies voor het beheer van de website.
6 Terugkoppeling van de klant
Pro Systems wil haar diensten continue verbeteren, waarvoor we u nadat we uw toestemming daarvoor hebben gevraagd, om terugkoppeling kunnen vragen. Met die informatie kunnen we bijvoorbeeld onze showroom en websites beter inrichten en eventuele aanpassingen of reparaties doorvoeren. Van tijd tot tijd kunnen we daarom vragen stellen naar uw ervaring bij het gebruik van onze producten en diensten, bijvoorbeeld tijdens of na het realiseren van een project. U beslist zelf of en welke informatie u daarbij aan ons wenst te geven over uw ervaring. Wij koppelen uw terugkoppeling aan andere informatie die we over u hebben zoals uw eerdere projecten om onderzoek te doen hoe wij de diensten kunnen verbeteren. Als we nog aanvullende informatie voor u hebben, kunnen wij nog op een later tijdstip contact met u opnemen om te reageren op uw terugkoppeling.
Wij bewaren uw terugkoppeling gedurende de periode die wij nodig hebben om eventuele aanpassingen in onze systemen door te voeren en u eventueel te informeren over hoe we uw terugkoppeling hebben verwerkt over een periode die niet langer is dan 12 maanden. Daarna verwijderen wij deze informatie.
Wij verwerken uw gegevens om onze nieuwsbrief, informatie en aanbiedingen te sturen. Indien u deze nieuwsbrief, informatie of aanbiedingen niet meer wenst te ontvangen, kunt u zich uitschrijven op de in de nieuwsbrief, informatie of aanbiedingen aangegeven wijze.
Voor het versturen van onze nieuwsbrief, informatie en aanbiedingen verwerken wij uw inschrijving op de nieuwsbrief en de door u opgegeven contactgegevens zoals uw e-mailadres. Optioneel kunnen we u ook vragen om uw naam en geslacht zodat we u persoonlijk kunnen adresseren.
Wij bewaren uw inschrijving en uw contactgegevens in principe voor onbepaalde tijd totdat u aangeeft dat u onze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen. In dat geval registreren we wel nog dat u zich heeft afgemeld.
In aanvulling op dit privacybeleid kan Pro Systems bij een bepaalde dienst of actie specifieke informatie geven over het gebruik van een social media platform. Deze informatie is dan van toepassing boven de bepalingen in dit privacybeleid. Naast dit privacybeleid zijn het privacybeleid, de gebruiksvoorwaarden en andere verklaringen van het betreffende social media platform van toepassing. Pro Systems raadt u aan om die gebruiksvoorwaarden en andere verklaringen ook zorgvuldig te lezen. Deze kunnen afwijken van het privacybeleid van Pro Systems . Wanneer u social mediapagina’s bezoekt (of in het bijzonder als u er commentaar op plaatst) kan het zijn dat wij door ons ingeschakelde derde dienstverleners gegevens over uw social media gebruik verzamelen. In het bijzonder kan de informatie uit door u geplaatste openbare posts betreffende Pro Systems worden verzameld. Deze gegevens worden verwerkt om het gedrag en de mogelijke voorkeuren van klanten van Pro Systems beter te begrijpen.
7 Gebruik van cookies
Pro Systems maakt tot op heden alleen gebruik van noodzakelijke functionele cookies voor het beheer van de website en het meten van het verkeer dat langs de website gaat. Er bestaat vanwege de aard van de organisatie nog geen behoefte aan het gebruik van andere cookies.
8 Welke derden hebben toegang tot uw gegevens?
Pro Systems schakelt bij de uitvoering van haar dienstverlening en andere bedrijfsactiviteiten derden in (e-mail en postverwerkers). Voor zover deze derden bij het uitvoeren van de betreffende diensten en bedrijfsactiviteiten uw gegevens verwerken, doen zij dit in de hoedanigheid van bewerker voor Pro Systems en heeft Pro Systems de vereiste technische en organisatorische maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden worden verwerkt.
Pro Systems schakelt ook derden zoals Google in voor het analyseren van de gegevens over uw gebruik van de website van Pro Systems.
9 Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Pro Systems gaat uiterst zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Wij hebben verschillende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. Mocht zich onverhoopt een situatie voordoen waarbij persoonsgegevens ongewenst op een verkeerde plek terecht zijn gekomen, wordt binnen de gestelde termijn contact opgenomen met de betrokkenen en wordt melding van een datalek gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Vervolgens zullen passende maatregelen worden getroffen op basis van een herziene risico-analyse.
10 Vragen en verzoeken om inzage, correctie en verwijdering
U kunt op elk moment inzage vragen in de gegevens die Pro Systems over u verzamelt en deze laten corrigeren of verwijderen door een verzoek op te sturen naar privacy@prosystems.nl.
Indien u vragen of klachten heeft of indien u wilt reageren op dit privacybeleid, dan kunt u tijdens werkdagen contact opnemen met Pro Systems via privacy@prosystems.nl of door te bellen naar 0299-666 900.
Pro Systems International B.V., mei 2018
